Ariadee’s words

Never Say GIve Up just work it up

How to manage your time effectively

Langkah-langkah di bawah ini dapat membimbing Anda mengubah waktu yang tidak produktif menjadi lebih produktif, dan membuahkan hasil yang sangat berarti.

 

Langkah 1: Pahami tujuan aktivitas kita

 

Bagaimana mungkin kita dapat melakukan sesuatu dengan efektif kalau ternyata kita sendiri tidak mengetahui untuk apa kita melakukan hal itu?

Penetapan tujuan akan mengarahkan kita pada sesuatu yang memang benar benar ingin kita capai. Misalnya tujuan apa yang harus saya capai hari ini atau target apa yang harus diselesaikan. Ini akan mengarahkan kita untuk mencapai hasil yang kita inginkan.

 

Langkah 2: Catat semua keperluan

 

Catat semua hal penting untuk diingat. Jangan membuang waktu untuk mengingat-ingat. Buatlah daftar tentang pekerjaan yang harus diselesaikan pada hari itu, daripada sekedar daftar belanjaan,

dinner dengan klien, dan lain-lain. Makanya, siapkan agenda untuk keperluan ini. Membuat catatan juga akan membuat kita sadar berapa banyak kegiatan yang harus dilakukan dalam satu hari, sehingga kita tidak terbuai hanya mengerjakan satu pekerjaan saja.

 

Langkah 3: Tentukan Prioritas

 

Menurut Stephen R. Covey, esensi dari pengaturan waktu adalah menetapkan prioritas, kemudian mengaturnya. Kita membuat prioritas dari kegiatan yang sudah kita tetapkan untuk hari itu. Yang paling penting yang harus diutamakan, baru yang paling tidak penting.

 

Langkah 4: Buat Perencanaan

 

Dengan perencanaan kita akan tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, bagaimana menjalaninya, dan hambatan apa saja yang akan datang. Ingat, dengan perencanaan yang baik, 80% keberhasilan sudah ada di tangan. Namun perencanaan yang baik akan percuma jika tidak ada komitmen untuk melaksanakan rencana tersebut. Langkah selanjutnya adalah komitmen untuk menjalankan apa yang sudah direncanakan.

 

Langkah 5: Beri Reward dan Punishment

 

Rasanya sepakat ya, jika dikatakan bahwa bagian sulit dari sebuah perencanaan adalah melaksanakan secara tepat waktu. Dibutuhkan disiplin dan komitmen yang tinggi untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas yang sudah kita susun. Salah satu cara untuk membangkitkan motivasi kita adalah dengan menetapkan imbalan atas performa yang akan kita capai, dan sebaliknya menetapkan hukuman jika gagal memenuhi target yang ditetapkan.

Tentunya penetapan reward dan punishment ini adalah hal-hal yang mempunyai pengaruh terhadap naik turunnya motivasi kita dalam pencapaian target yang telah ditentukan.

 

Langkah 6: Jangan mengerjakan tugas seorang diri

 

Tidak semua tugas dapat kita kerjakan seorang diri. Berhematlah waktu dengan mendelegasikan tugas kepada orang lain. Pendelegasian bukan hanya milik manajer.

Dalam realita, kita adalah manajer bagi lingkungan sosial kita, keluarga, bahkan diri kita sendiri. Pendelegasian tidak selalu berhubungan dengan orang. Kita dapat memanfaatkan jasa teknologi untuk meringankan pekerjaan kita. Misalnya, ketika pulang kantor dan si kecil rewel, kita dapat mengalihkan tugas kita dengan menyetel video Spongebob yang dapat menarik perhatiannya.

Sementara itu kita dapat mempergunakan waktu untuk sekedar rebahan didekat si kecil sambil melepas lelah. Bukan hal yang sulit kan?

 

Langkah 7: Hindari pencuri waktu

 

Banyak macam pencuri yang sering mengganggu waktu kita. Datangnya bisa dari diri kita sendiri atau faktor luar. Apa saja?

 

Pertama, kebiasaan menunda pekerjaan. Kita selalu berpikir “ah masih ada besok”. Dan anehnya, kebiasaan menunda hanya muncul ketika kita berhadapan dengan pekerjaan sulit. Sebenarnya kita hanya menghindar dari pekerjaan itu saja. Seharusnya kita ingat bahwa menunda tidak sama dengan membatalkan. Lalu kenapa tidak dikerjakan sekarang saja? Lalu beri reward yang menyenangkan setelah itu. Beres kan!

 

Kedua adalah faktor mood. Jika kita dalam kondisi mood yang kurang baik, lakukan dulu aktivitas yang menyenangkan untuk memulihkan kondisi mood kita. Baru setelah itu kita kerjakan tugas-tugas lain yang sudah ditetapkan.

 

Ketiga, sifat perfeksionis. Kadang kita terjebak untuk melakukan sesuatu dengan sempurna sampai menyita banyak waktu. Mengerjakan sesuatu dengan sempurna bukanlah sesuatu yang buruk, asalkan diterapkan pada tempat yang tepat. Fokuslah pada tujuan, bukan sekedar pada kesempurnaan!

 

Keempat adalah gangguan dari luar, seperti teman yang datang mengajak ngobrol saat bekerja atau gangguan telepon. Apa yang harus kita lakukan? Jika kita masih cukup banyak waktu untuk menyelesaikan target kerja kita, tidak ada salahnya ikut bergabung, ya itung-itung refreshing. Tapi ingat, jangan terlena dan melupakan pekerjaan. Semakin cepat selesai, semakin cepat kita dapat reward yang kita inginkan bukan?

 

Langkah 8: Tetap luangkan waktu untuk bersantai

 

Manajemen waktu tidak dimaksudkan untuk membentuk seseorang menjadi time freak. Buat apa menjadi orang sukses jika kita tidak dapat menikmati kesuksesan itu. Kita sibuk bekerja hingga merusak kesehatan dan keharmonisan kehidupan pribadi. Kita butuh keseimbangan antara waktu kerja dan waktu untuk bersantai.

Waktu untuk bersantai bukanlah pemborosan. Anggap saja sebuah reward mewah setelah bekerja keras memenuhi deadline yang kita tetapkan.

Pada akhirnya setelah dapat menerapkan prinsip pengelolaan waktu dalam kehidupan kita, tak ada lagi waktu yang terbuang dengan percuma. Semua berfokus pada satu tujuan, yaitu meraih kesuksesan. Mulai saat ini, mari kita hargai waktu melebihi uang. Dan raih kesuksesan yang kita inginkan di depan sana. Siapa tau, suatu saat kita dapat berkomentar yang sama seperti Gates mengenai waktu.

 

Ratu Fitri Zainab

Human Resource Officer

PT. Mitra Integrasi Informatika

Email: Ratu.Zainab@metrodata.co.id

 

rewrite by Auki

Mei 15, 2007 - Posted by | Leisure

Belum ada komentar.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: